Meeting aziendale: che cos’è, quando serve e come organizzarlo

meeting aziendale

L’organizzazione aziendale, molto spesso, risulta molto complicata. Per questo motivo, specialmente negli ultimi anni è stato introdotto un elemento fondamentale, il meeting. Che sia per definire gli obiettivi da raggiungere o per gestire il rapporto tra i vari attori dell’azienda, esso è uno strumento davvero importante.

Se per la prima volta sei stato invitato ad un meeting aziendale oppure è ti è stato chiesto di organizzarne uno, ecco una serie di consigli per arrivare preparati all’impegno.
Innanzitutto, è bene comprendere a pieno il significato letterale del termine. Meeting significa “incontrarsi” e rispecchia a pieno ciò che rappresenta. Si tratta, infatti, di incontri che si pongono l’obiettivo di evidenziare e discutere di un tema preciso, coinvolgendo varie figure.

I vari tipi di meeting

Come scritto in precedenza, il meeting viene organizzato per affrontare temi ben precisi per questo è bene aver ben presente in quali occasioni vengono organizzati questi incontri.

  • Miglioramento dell’azienda, problem solving e organizzazione
    Questo tipo di meeting solitamente coinvolge le parti interne dell’azienda, dirigenti e dipendenti; esso vuole pone il tema dell’organizzazione del lavoro, dell’introduzione di nuovi macchinari e di nuove tecniche di produzione, in modo da poter migliore l’efficienza aziendale. Inoltre, può essere l’occasione per proporre nuove idee creative riguardanti servizi e prodotti innovativi.
  • Motivazionale
    Si tratta di un’occasione molto importante di confronto tra le parti. In questa sede è possibile esprimere le varie difficoltà e cercare soluzioni adeguate, in modo da rendere molto più efficiente gli aspetti strettamente legati all’azienda e i rapporti tra colleghi. I meeting motivazionali sono molto utilizzati per incentivare il lavoro di squadra.
  • Lancio di prodotto
    Il modo migliore per presentare una novità. L’obiettivo è quello di proporre un nuovo prodotto agli acquirenti più importanti.
  • Presentazioni dei vertici
    Il meeting è lo strumento adatto per introdurre nuove figure professionali o cambiamenti ai vertici di un’azienda.
  • Conferenze stampa
    Il metodo migliore per condividere informazioni con i giornalisti e da luogo ad un vero e proprio confronto.

Come organizzare un meeting aziendale

Organizzare una riunione di questo tipo può essere molto complicato, ma è bene seguire alcune regole molto importanti.

  1. Scopo
    Definire lo scopo della riunione è fondamentale. Come precedentemente descritto i meeting possono essere di vario tipo, per questo è bene studiare attentamente gli obiettivi.
  2. Partecipanti
    Una volta definito lo scopo e l’argomento della riunione è bene decidere quante persone e che figure professionali dovranno partecipare. Questo aiuterà a definire anche i punti successivi.
  3. Budget
    Una regola imprescindibile è di rispettare il budget imposto dell’azienda. L’obiettivo è di organizzare al meglio senza sforare. Ad esempio, prenotare la sala di un hotel a cinque stelle per un meeting che non lo richiede oltre ad essere inadeguato per il target di riferimento può portare spese eccessive e inutili.
  4. Location
    In questo caso la scelta è davvero ampia e deve tener conto delle esigenze aziendali. In alcuni casi sarà possibile organizzare una riunione semplicemente nell’ufficio di riferimento dell’azienda, mentre alcuni meeting richiedono location più ricercate. Molto utilizzati sono gli agriturismi e gli hotel, che oltre alle ampie sale attrezzate, offrono possibilità di alloggio (per gli eventi di più giorni) e spazi per relax, pause e svago.
  5. Attrezzatura
    Molto importante è assicurarsi che il luogo scelto sia fornito di tutto il necessario. Sedie, accessori audio, microfoni, video proiettori, cancelleria di vario genere (meglio ancora se brandizzata, per esempio penne personalizzate con il logo aziendale), rete internet sono tutti elementi indispensabili, i quali dovranno essere a disposizioni di ospiti e relatori.
  6. Inviti
    Anche l’occhio vuole la sua parte! Un invito ben confezionato, con tutte le informazioni indispensabili sono segno di serietà ed efficienza. Inoltre, è possibile richiedere la conferma di partecipazione in modo da avere la possibilità di prenotare stanze, attrezzature e alloggi adeguati.
  7. Organizzazione
    L’organizzazione vera e propria si basa su uno studio approfondito degli argomenti e delle figure che prenderanno parte all’evento. è bene preparare una brochure da fornire all’ingresso ad ogni partecipante, in cui viene indicato l’ordine del giorno, con una dettagliata descrizione degli interventi, con orari, durata e relatori.
  8. Logistica
    Gestire gli arrivi e il trasporto è un punto cruciale. Infatti, è molto importante fare in modo che i partecipanti non abbiano difficoltà a raggiungere la location e a risolvere eventuali richieste.

Lascia un commento